営業メールについてこのようなお悩みはありませんか？

「そもそも営業メールでアポイント獲得は有効なの？」

「営業メールの注意点やコツは？」

「営業メールでアポイントを取るメリット・デメリットは？」

営業メールは、営業手法の中でもかなりアポイント獲得が難しい手段である一方で、非常に効率のいい営業手段となります。

とはいえ、営業メールの書き方やアポイントを取るコツを知らないのであれば、営業メールでアポイントを獲得することはかなり難しいでしょう。

そこで本記事では、営業メールでアポイントを獲得するメリット・デメリットをご紹介した上で、実際に営業メールの書き方やアポイントを獲得するコツをご紹介していきます。

営業メールで効果的にアポイントを獲得したい方は最後まで読んでみてください。

営業メールでのアポイント獲得は有効的なのか？

ビジネスにおいてアポイントを獲得する代表的な手段は「テレアポ」ですが、営業メールはアポイントを獲得する上で有効なのでしょうか？

結論から申し上げますと、営業メールはコツさえ掴んでしまえばビジネスにおいて有効的なアポイント獲得の手段になります。

なぜなら、多くの場合で会話すらできないテレアポに比べ、メールさえ開封して本文を読んでもらえれば「自社の名前」や「自社商品・サービスの概要」などを知ってもらうことができ、さらにアポイントの獲得につながることもあるからです。

とはいえ、この「メールを開封して本文を読んでもらうこと」が営業メールでアポイントを獲得する上でもっとも難しいポイントになります。

それでは早速、アポイントを獲得するための営業メールの書き方で注意するべきポイントを見ていきましょう。

アポイントを獲得するための営業メールで注意するポイント

アポイントを獲得するための営業メールで注意するポイントは下記の6つです。

・簡潔な件名にする

・短文で構成する

・シンプルな文章構成にする

・自己紹介をしっかりとする

・顧客のメリットを提示する

・アポ日時を明確に記載する

それぞれの注意点について詳しくご紹介していきます。

1.簡潔な件名にする

営業メールでは、開封してもらえるように明確で簡潔な件名を付けることが大切です。

ビジネスマンは日々大量の営業メールを受け取っていますので、すぐに理解できない件名のメールや興味の持てないようなメールは迷惑メールとして認識してしまい、そのままゴミ箱行きになってしまいます。

それを少しでも防ぐために、明確で簡潔な件名にして営業メールを送りましょう。

営業メールの目的となる一文に加えて、自社名や指名を記載しておくのがベターです。

2.短文で構成する

営業メールの内容は一文を短い文章で構成するようにしましょう。

件名に興味を引かれてメールを開いてもらったとしても、一文が長いメールの文章を見るだけで内容を読む気が失せてしまいます。

ですので、回りくどい表現や長々とした説明は避けて、一文一文を短く簡潔にまとめることが大切です。

3.シンプルな文章構成にする

営業メールでは、シンプルな構成で文章を構成することも大切です。

メールの内容に自社商品・サービスの情報を詳しく説明したくなる気持ちも分かりますが、商品・サービスに関する詳細な情報はアポイント獲得後にいくらでも話すことができますので、営業メールへの記載は必要ありません。

下記のように、シンプルな文章構成を心がけましょう。

①宛先

②挨拶

③自己紹介

④主旨説明

⑤本文

⑥アポイント日時

⑦署名

このように、営業メールではアポイント獲得のために必要最低限の情報で十分なのです。

4.自己紹介をしっかりとする

営業メールでは、顧客の目に留まるようにしっかりと自己紹介をすることが必要です。

しっかりとした自己紹介を記載しないと、「なんとなく怪しい」と思ってしまいメールを読み流してしまうどころか、迷惑メール扱いしてしまう可能性もあります。

また、自己紹介だけだと信頼感に欠けますので、「1,000社以上と取引があります」などの自社の実績を記載するだけでも顧客からの信頼度は大きく変わるので記載しましょう。

6.顧客のメリットを提示する

営業メールの内容を確認したとして、アポイントを設定する価値がないと判断されてしまっては意味がありません。

ですので、営業メールの本文にはかならず顧客のメリットとなる文章を記載しましょう。

そのためには、顧客が抱える課題やニーズを把握する必要があります。顧客が抱える課題やニーズを把握するのに、便利なツールはABMです。顧客の情報を把握し、高い成約率に導きます。

7.アポ日時を明確に記載する

アポイントを獲得するためには日時の設定が必須ですので、アポ日時は明確に記載するようにしましょう。

日時だけでも問題ありませんが「8月17日（水）15時〜」のように、曜日まで記載してあげると万が一日付を間違えていた場合でも安心です。

また、アポ日時の候補は1つではなく3つほど記載すると顧客も合わせやすいでしょう。

営業メールでアポイントを獲得するためのコツ

営業メールでアポイントを獲得するためのコツは下記の3つです。

・迅速に返信をする

・トライアンドエラーを繰り返す

・メール送付のタイミングを図る

それぞれのコツについて詳しくご紹介していきます。

1.迅速に返信をする

顧客から返信をもらったらすぐに返信するようにしましょう。

返信が早くても何も思いませんが、返信が遅いと「ちゃんと返信できているかな？」や「返信が遅いな」と思われてしまうからです。

内容の確認に時間がかかる場合には、「確認させていただきますので、〇〇時までにお返事させていただきます」など、迅速に返信することが顧客からの信頼を失わないことにつながります。

2.トライアンドエラーを繰り返す

営業メールは常にトライアンドエラーを繰り返しましょう。

期待通りの成果が出ていないのであれば、件名や本文を少しづつ変化させていきその効果を検証しましょう。

営業メールに正解はありませんので、業種によってどのような営業メールが効果的なのかをご自身で発見していく必要があります。

3.メール送付のタイミングを図る

営業メールは送信するタイミングによっても開封率や返信率が大きく異なります。

例えば、自社Webサイトから問い合わせをしてくれた顧客に対して営業メールを送るのであれば、問い合わせ直後に送信するのがもっとも効果的ですし、新規で営業メールを送るのであればメールを確認しやすい朝イチのタイミングで送ることが効果的です。

タイミングは業種によっても異なりますので、送信先の業種がメールを見やすいタイミングで送るといいでしょう。

しかし、それだけでは競合他社もしている手法なので、効率的とは言えません。そこで使用したいデータがセールスインテリジェンスです。セールスインテリジェンスは、顧客の動きを把握し、顧客が必要だと思ったときに商品の提案ができるため成約率が非常に高くなるデータです。

営業メールでアポイントを獲得するメリット

営業メールでアポイントを獲得するメリットは下記の3つです。

・文章として情報が残る

・効率よく営業ができる

・資料を合わせて送ることができる

それぞれのメリットについて詳しくご紹介していきます。

1.文章として情報が残る

営業メールの文章はテキストとして情報が残るため、双方の話で食い違うことが少ないです。

双方の意見が食い違ってしまうとトラブルにも繋がってしまいますので、やりとりの情報が残ることは大きなメリットと言えます。

2.効率よく営業ができる

営業メールは、場所や時間を気にすることなく送信・作成することができますので、テレアポに比べて非常に効率のいい営業ができます。

また、同じ本文をさまざまな営業先に使用することもできますので、時間がかかるのは初めのうちだけなのです。

3.資料を合わせて送ることができる

営業メールでは、添付ファイルやエビデンスなどを合わせて送信することができます。

このような資料を添付ファイルで送る方も多いですが、顧客のメールボックスの容量を圧迫してしまう可能性もありますので、クラウドストレージやファイルサーバーから閲覧してもらえるようにするといいでしょう。

また、ウイルスなどを懸念される方もいますので、資料を送信する際は内容を明確に伝えておくことが必要です。

営業メールでアポイントを獲得するデメリット

営業メールでアポイントを獲得するデメリットは下記の2つです。

・開封・アポ率が低い

・迷惑だと思われる可能性がある

それぞれのデメリットについて詳しくご紹介していきます。

1.開封・アポ率が低い

営業メールの最大のデメリットとも言えるのが、開封・アポ率が低いことです。

文章だけでのコミュニケーションとなる営業メールは、好印象だと思ってもらえることが少ないですし、何より知らないメールアドレスからのメールを開封しようという気にはなかなかなってもらえません。

開封率を改善するには件名を工夫してみる、アポ率を改善するには本文を工夫してみるなど、さまざまな改善策が求められます。

2.迷惑だと思われる可能性がある

営業メールを同じ顧客に送り続けるのもひとつの手法ですが、何度も送り続けてしまうと迷惑がられてしまう可能性もあります。

大量に送られてくる興味のないメールほど迷惑なものはありませんので、迷惑メール扱いされてしまうだけでなく、自社に対しても悪いイメージを持たれてしまうでしょう。

そうならないためにも、しっかりと顧客の課題やニーズを把握した上で、タメになるような内容の営業メールを送るようにすることが大切です。

このようにデメリットや実際の失敗事例を基に対策を練ることで、少しでも成約率の向上に繋がります。失敗事例に関しては、下記の記事で紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

まとめ

本記事では、営業メールでアポイントを獲得するメリット・デメリットをご紹介した上で、実際に営業メールの書き方やアポイントを獲得するコツをご紹介していきました。

営業メールはアポイント獲得において有効的な手段ではありますが、文章だけでのコミュニケーションや件名だけで内容をみるかを判断されてしまう点など、さまざまな要素から難しい営業手段なのです。

しかし、トライアンドエラーを繰り返して営業メールから効果が出るようなら、非常に効率の良い営業手段でもあります。

本記事を参考に効果的な営業メールを作成してアポイントを獲得しましょう。